De plus en plus de structures ont intégré à leur stratégie de transformation la robotique et l’intelligence artificielle. Grâce à ces nouvelles technologies, la simplification des processus métiers et le périmètre de tâches automatisables se trouvent facilités. De nombreux acteurs ont intégré des briques d’automatisation à leurs solutions professionnelles et c’est d’ailleurs ce qui leur permet de rester compétitifs sur le marché.
Étape n°1 : Définir sa stratégie d’automatisation
Avant de mettre en place une quelconque stratégie d’automatisation, il est primordial d’établir un constat sur ce qui existe actuellement dans votre structure. Une étape qui semble facile mais qui reste tout de même à effectuer. Comme nous le savons, un grand nombre de tâches sont automatisables mais toutes ne valent pas le coup de l’être. En effet, passer par l’automatisation de processus se montrera utile que lorsqu’elle sera réellement adaptée à l’entreprise elle-même.
Il faut prendre en compte plusieurs paramètres :
- L’importance de ces tâches au sein de votre structure ;
- La fréquence de ces tâches ;
- Le temps accordé à leur réalisation par l’opérateur humain.
Les questions à se poser :
- Dans mon entreprise, quels sont les outils actuellement utilisés ?
- Y a-t-il des solutions déjà mises en place ?
- Quelles sont les tâches qui nécessitent l’intervention humaine ?
- Lesquelles laissent place aux erreurs d’inattention ou de saisie multiple ?
- Ces tâches impactent-elles vos projets en cours ?
Étape n°2 : Définir les tâches à automatiser
Une fois le travail d’analyse des processus métiers à automatiser fait, il est nécessaire de définir les tâches que vous voulez automatiser. Les tâches à automatiser sont généralement répétitives, chronophages et permettent à vos collaborateurs de conserver ce temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le but n’est en aucun cas de remplacer le collaborateur mais surtout lui permettre d’être requalifié afin de gagner en productivité et satisfaction.
Exemple des tâches qui peuvent être automatisées :
- L’édition de documents types : les devis, les factures, les mises en demeure, les PV de bornage etc.
- Les reportings et exports Excel automatiques ;
- L’envoi d’une newsletter à une heure précise ;
- La relecture & correction de documents.
Étapes n°3 : Définir ses limites pour ne pas perdre en flexibilité
Quand on automatise, il est important de garder une marge de manœuvre. Si dans la plupart des cas l’automatisation fonctionne, il est important de rester attentif aux éventuels écarts.
Pour éviter cela, on vous propose de :
- Concevoir un tableau de bord pour suivre les tâches terminées
- Se concentrer sur l’automatisation de tâches spécifiques avant d’automatiser plusieurs tâches à la suite
- Inclure les étapes de vérification manuelle
Il est temps de mettre en place l’automatisation de ces tâches, et si vous passiez par Infinity ? Véritable laboratoire d’automatisation des processus, votre structure ne pourra être qu’optimisée 😉
