La plupart des grandes organisations ont commencé à mettre en œuvre des systèmes automatisés au cours des dernières années en raison des avantages perçus de la rationalisation des processus métier. En 2021, 53 % des Entreprises ont déjà entamé une démarche RPA, de quoi s’intéresser de plus près sur le sujet …
Que veut dire la RPA ?
La RPA (Robotic Process Automation) est une technologie basée sur la programmation de robots logiciels pour effectuer diverses tâches, généralement répétitives, à faible valeur ajoutée.
Ce n’est rien de plus qu’un logiciel appelé robot qui effectue le traitement et la manipulation de données, l’échange entre différents systèmes informatiques et la communication interne et externe. Pour fonctionner, la RPA nécessite d’être alimentée en données structurées, c’est-à-dire des données que l’on peut catégoriser et classer, ce qui permet leur interprétation et donc leur traitement par des robots.
Les robots effectuent une série de tâches prédéfinies basées sur des informations précises et identifiées. Il capture les données de plusieurs systèmes, les numérise et exécute des actions normalement effectuées par des humains. Si une situation inconnue survient, le robot alerte le responsable qui contrôle le processus.
Quelques exemples de processus automatisables :
- Gérer les courriels et les répondeurs automatiques (conception, envoi)
- Gestion des factures (conception, intégration, dispatch)
- Gestion des réclamations clients
- Gestion des réservations
- Gestion des activités budgétaires
- Gérer les changements liés aux clients ou aux fournisseurs, tels que le changement d’adresse, etc.
Une augmentation du ROI (return on Investment) & réduction des coûts de fonctionnement
C’est probablement l’avantage qui est le résultat le plus immédiat du processus de mise en œuvre de la RPA dans l’entreprise. Avec une cartographie des processus, les tâches manuelles ou répétitives facilement identifiables, telles que les fonctions de saisie, peuvent être réalisées plus rapidement et, surtout, elles ne comptent plus dans le temps de travail des employés. La marge d’erreur est également réduite à presque zéro, même si c’est un risque qu’il faut prendre en compte lorsqu’on confie une tâche à un humain. Le travail est alors plus stable et peut se faire en continu, sans interruption.
Le temps que les robots consacrent à ces tâches importantes peut alors être réinvesti pour confier aux travailleurs des tâches à plus forte valeur ajoutée. Avec la valeur du temps passé dans les activités commerciales et augmenter progressivement le retour sur investissement.
Les robots logiciels sont l’un des trois axes que les entreprises, avec la technologie cloud et l’intelligence artificielle, recherchent généralement pour réduire les coûts de manière durable. Ainsi, la réduction des coûts est la principale raison pour laquelle les entreprises s’appuient sur la RPA pour automatiser leurs processus métier.
Un logiciel capable de s’adapter à toute vos situations
Comme évoqué précédemment, la technologie RPA consiste en des robots logiciels (bots) qui peuvent imiter un travailleur humain. Pour une adaptation optimale dans vos structures, la RPA se doit de s’adapter et c’est pour cela que cette technologie se divise en trois catégories : les probots, les knowbots et les chatbots.
- Les Probots, qui sont des robots qui suivent des règles simples et reproductibles pour traiter les données.
- Les Knowbots, qui sont des robots qui effectuent des recherches sur Internet pour collecter et stocker des informations spécifiées par l’utilisateur.
- Les chatbots sont des agents virtuels qui peuvent répondre aux requêtes des clients en temps réel.
La technologie RPA s’adapte alors à toutes les infrastructures et ne nécessite pas de modifier les systèmes existants. Réel avantage pour les entreprises souhaitant se lancer rapidement et efficacement.
