Comme vous le savez déjà, la RPA ou l’automatisation robotisée des processus facilite un grand nombre de tâches notamment pour les ressources humaines. Par exemple, le traitement des fiches de paie, le calcul de primes ou l’arrivée de nouveaux collaborateurs, etc.
Traitement et paiement des notes de frais
La gestion et le traitement des notes de frais sont souvent chronophages, surtout lorsque le système de paie ne comporte pas d’applications dédiées. Un bot (définition : une application logicielle programmée pour effectuer certaines tâches. Automatisées, ces applications s’exécutent selon leurs instructions, sans nécessiter un utilisateur humain de les lancer manuellement à chaque fois) peut « lire » les notes de frais, les classer comme approuvées et en attente, puis envoyer les détails du remboursement à un système de paie pour traitement, ou à un système de paiement pour un virement bancaire par exemple
Traitement des fiches de paie
Les ressources humaines mettent en œuvre de nombreuses tâches administratives et opérationnelles qui parfois peuvent laisser place à certaines erreurs notamment du fait qu’elles soient répétitives.
La RPA peut être utilisée pour automatiser les processus RH et vérifier la cohérence des données des employés dans les systèmes de paie en comparant les données des employés avec les données des autres systèmes de l’entreprise (ERP, etc.). Cette technologie permet d’effectuer des opérations d’extraction, d’importation et de validation de données pour le traitement de la paie. Les transferts/salaires, les primes et les régularisations peuvent toutes être automatiquement suivies et générées par les robots RPA pour éviter les erreurs de retenues et les retards.
L’arrivée de nouveaux collaborateurs
Chaque fois qu’une société recrute un nouveau collaborateur, ce sont généralement les RH qui prennent en charge son accueil dans l’entreprise. Ce processus, que l’on nomme OnBoarding est primordial puisqu’il assure une intégration rapide et opérationnelle du collaborateur.
Ce processus est généralement constitué des tâches suivantes :
- Demande de matériel auprès de la DSI (responsable informatique)
- Création d’un nouveau compte utilisateur
- Création de son adresse électronique
- Attribution des droits d’accès pour des applications et logiciels utilisés
Ces tâches se répètent dès qu’un nouveau collaborateur intègre l’entreprise, son aspect répétitif et récurent donne à l’Onboarding toutes les caractéristiques faisant de lui le bon processus à automatiser.
Des règles métier peuvent être attribuées aux robots en fonction du rang/de la fonction/du service du nouvel employé, lui permettant de prendre des décisions telles que le matériel à commander, les droits d’accès à attribuer, etc. Dans la dernière étape du processus, le robot peut également envoyer un courriel avec les informations nécessaires, en joignant tous les documents du nouveau collaborateur.
